Menampilkan Sisa Invoice Setelah Uang Muka / Down Payment di Template Faktur Penjualan

Berikut cara memodifikasi tampilan faktur penjualan agar total yang tampil adalah nilai setelah dikurangi down payment / Uang Muka.
Untuk setingan template sebelum build 3839 silakan lakukan hal berikut;

Copy variable data qryDP yang ada di faktur penjualan default, dari menu laporan > rancangan formulir > faktur penjualan double klik template default lalu klik desain manual, setelah terbuka ke tab data copy qryDP seperti tampilan diatas.


Setelah itu buka form template / rancangan faktur penjualan yang akan dimunculkan nilai sisa dikurangi DP-nya, ke desain manual lalu ke tab Data, paste variable data qryDP yang dicopy dari template default tadi.

Setelah itu klik menu Laporan > Variable cari variable “Down Payment” yang ada dalam folder Invoice ekspresi yang tadinya <qryARINV.”PAYMENT”> diganti menjadi <qryARInv.”BRUTOUNITPRICE”> lalu klik ceklist warna hijau untuk menyimpan setingan ekspresi variable tersebut.

Tambahkan objek untuk kolom DP dengan mengklik Obyek Teks yang ada disamping kiri (simbol huruf A), beri judul misalnya Down Payment lalu satu kolom lagi untuk variablenya yang isinya [Down Payment] diambil dari sisipkan ekspresi panggil variable Down Payment.

Lalu untuk kolom Jumlah / Grand Total yang tadinya isi variablenya isinya [Invoice Amount] ganti menjadi [<Invoice Amount>-<Down Payment>]  . Setelah itu klik tombol disket atau menu File > Simpan untuk menyimpan editan templatenya. Setelah keluar Ok-kan kembali.

Jika template create baru dari build 3839 tinggal ubah variable kolom jumlah / Grand Total yang tadinya isi [Invoice Amount] ganti menjadi [<Invoice Amount>-<Down Payment>]

Apabila menggunakan variable Say / Terbilang maka sebelum diprint silahkan klik tombol edit halaman (simbol kertas dan pensil seperti digambar) ganti kata2 terbilangnya, karena terbilang yang tampil adalah terbilang dari total di invoice. Setelah diedit klik tombol keluar jika muncul konfirmasi “Simpan perubahan ke halaman priview ?” konfirmasi Yes, agar editan tersimpan. Maka tampilan setingan tadi akan menghasilkan seperti ini.

Setelah Ok semua, print invoicenya.

Mensetting User Tidak Bisa Menyimpan Transaksi Barang Keluar Jika Stock Tidak Mencukupi

Berikut cara mensetting agar user tidak bisa menyimpan transaksi pengiriman barang / faktur penjualan jika stock barang tidak mencukupi. Klik Menu > Pengguna > Pengguna & Hak Akses maka akan muncul informasi seperti dibawah ini;

Pilih pengguna / user yang aksesnya akan disetting lalu klik ubah, buka tab penjualan di setingan “Kunci jika kuantitas barang kosong” dikolom akses unceklist. Setelah itu klik simpan.

Jika user tersebut sudah login, keluar dari aplikasi terlebih dahulu setelah itu login kembali.

Membuat Laporan Tersimpan

Berikut cara membuat laporan yang sudah dimodifikasi menjadi laporan tersimpan, agar saat kita ingin melihat kembali laporan yang sudah dimodifikasi kita tidak perlu memodifikasi ulang. Salah satu contoh laporan yang akan kita simpan adalah laporan Penjualan per Pelanggan – Rincian ;


Setelah dibuka dan dimodifikasi laporan seperti diatas, buat laporan menjadi laporan tersimpan.


Silahkan klik Customize lalu isi nama laporan sesuai dengan kebutuhan, lalu ceklist user siapa saja yang bisa melihat laporan tersebut. Lalu ceklist tipe laporannya kemudian klik tombol Save.

Membuat Retur Penjualan dan Pembelian dari Faktur yg tidak diinput di Easy

Berikut cara menginput retur penjualan dan retur pembelian atas faktur yang tidak diinput di Easy, jadi faktur tersebut dibuat sebelum menggunakan Easy :

Pastikan setingan preferensi menginput retur penjualan dan retur pembelian dari faktur kosong sudah disetting, dari menu Alat Bantu > Preferensi > Retur Penjualan dan Pembelian > ceklist kolom Membuat Retur Penjualan dengan Faktur Kosong dan Membuat Retur Pembelian dengan Faktur Kosong.

Setelah itu buat retur penjualan dan retur pembeliannya ;

–           Buat Retur Penjualan dari menu Jalan Pintas > Retur Penjualan atau Daftar > Penjualan >  Retur Penjualan  kemudian pilih pelanggan yang dimaksud, isi no. retur, tgl retur, kosongkon kolom no. faktur, lalu pilih barang yang diretur dari kolom no. barang, Qty dan Harga Satuan isi  sesuai yang diretur, setelah itu klik tombol Simpan dan Keluar. Nanti akan muncul notifikasi “Sistem Otomatis membuat Faktur dengan Nomor : AutoPR-xxx” klik Ok. Di sini nilai Persediaan mengambil dari persediaan masuk sesuai harga terakhir barang masuk tersebut.

–           Buat Retur Pembelian dari menu Jalan Pintas > Retur Pembelian atau Daftar> Pembelian > Retur Pembelian kemudian pilih pemasok yang dimaksud, isi no. retur, tgl retur,  kosongkon kolom no. faktur, lalu pilih barang yang diretur dari kolom no. barang, Qty dan Harga Satuan isi  sesuai yang diretur, setelah itu klik tombol Simpan dan Keluar. Nanti akan muncul notifikasi “Sistem Otomatis membuat Faktur dengan Nomor : AutoPR-xxx” klik Ok.

Membuat Laporan Penjualan per Penjual / Salesman

Berikut cara memodifikasi laporan penjualan per Penjual / Salesman;


Laporan > Semua Laporan > Laporan Penjualan > Penjualan per Pelanggan Rincian lalu klik modifikasi ke tab Columns double klik folder penjual lalu ambil variable Nama Depan setelah itu kembali ke bagian Filters & Parameters > Selected Columns lalu ceklist informasi apa saja yang ingin ditampilkan.

Klik modifikasi kembali > ke tab Group > add Group Nama Depan Penjual posisi kolom Nama Depan Penjual dipindah ke paling atas menggunakan tanda panah hijau yang ada di samping kanan, kolom lain yg kolom show header dan footer masih tercentang unceklist. Lalu sorot kolom Nama Depan Penjual, dibagian Show header Nama Penjual diceklist dan untuk Show Footer di bagian kolom Jumlah, Nilai HPP dan Laba Kotor diceklist jika dibutuhkan. setelah itu ok-kan, maka tampilannya akan seperti ini.

Menampilkan Nama Barang Kedua untuk Hasil Print-an

Easy Accounting System menyediakan dua kolom untuk nama Barang, terkadang ada beberapa perusahaan saat membuat Pesanan Pembelian (Purchase Order) ingin menggunakan nama barang lain, misalkan nama barangnya ingin menggunakan nama Inggrisnya karena pemasok (vendor) –nya dari Luar Negeri.

Berikut cara mensettingnya;
– Buka menu Laporan > Rancangan Formulir > pilih tipe templatenya Pesanan Pembelian lalu double klik nama rancangan yang ingin diedit.
– Klik Desain Manual lalu ke menu laporan > Variable > cari folder PO Detail double klik Item Description lalu cek dikolom ekspresinya dari <qryPODet.”ITEMOVDESC”> menjadi                           <qryPODet.”ITEMDESCRIPTION2″] setelah itu klik ceklist warna hijau (petunjuk no.3) untuk mengok-kan.


Langkah selanjutnya ganti variable yang dikolom Deskripsi Barang dari variable [Item Description] menjadi [qryPODet.”ITEMDESCRIPTION2″]. Simpan rancangan yang sudah diedit lalu ok-kan.

 

Silahkan tes priview hasil editan.

Membuat Penyesuaian Barang saat Stock Opname Gudang

Biasanya setiap akhir bulan perusahaan yang bergerak dalam bidang jual beli barang melakukan stock opname barang, berikut cara membuat penyesuaian barang antara stock yang di program ingin disamakan dengan stock fisiknya;

Mengurangi Stock yaitu stock di program lebih besar daripada stock fisik manualnya;

  • Buka menu Jalan Pintas > Persediaan > Penyesuaian Barang atau ke Menu Persediaan > Penyesuaian Barang > Klik Baru.
  • Isi No. Penyesuaian sesuai penomoran dari Perusahaan dan tanggal penyesuaian isi dengan pertanggal penyesuaian yang diinginkan.
  • Akun Penyesuaian isi dengan akun lawan dari akun Persediaan atas barang yang akan disesuaikan, misalkan ke akun Biaya atau HPP.
  • Lalu pilih barang yang ingin disesuaikan, maka kolom Qty Saat Ini otomatis akan muncul qty per tanggal penyesuaian yang dipilih, lalu isikan Qty Baru dengan jumlah stock yang sebenarnya. Setelah itu klik tombol simpan dan keluar.

Note : Untuk yang Multi Gudang, jika yang ingin dikurangi adalah salah satu Gudang tertentu, maka semua Qty di gudang jadikan satu terlebih dahulu dengan modul pindah barang. Jika semua qty sudah menjadi satu gudang baru buat penyesuaian barang/inventory adjustmentnya sesuai petunjuk di atas. Selesai disesuaikan, buat pindah barang kembali untuk mengembalikan qty per masing2 gudang.

Menambah stock yaitu stock di program lebih kecil daripada stock fisik manualnya;

  • Buka menu Jalan Pintas > Persediaan > Penyesuaian Barang atau ke Menu Persediaan > Penyesuaian Barang > Klik Baru.
  • Isi No. Penyesuaian sesuai penomoran dari Perusahaan dan tanggal penyesuaian isi dengan pertanggal penyesuaian yang diinginkan.
  • Akun Penyesuaian isi dengan akun lawan dari akun Persediaan atas barang yang akan disesuaikan, misalkan ke akun Biaya atau HPP.
  • Centang nilai penyesuaiannya
  • Lalu pilih barang yang ingin disesuaikan, maka kolom Qty Saat Ini dan Nilai Saat Ini otomatis akan muncul qty dan nilai barang per tanggal penyesuaian yang dipilih, lalu isikan Qty Baru dengan jumlah stock yang sebenarnya. Untuk kolom Nilai Baru, isikan nilai biaya barang (HPP) dari Qty baru dikalikan biaya per barangnya. Setelah itu klik tombol simpan dan keluar.

Note : Untuk yang Multi Gudang, jika yang ingin ditambah adalah salah satu Gudang tertentu, maka semua Qty di gudang jadikan satu terlebih dahulu dengan modul pindah barang. Jika semua qty sudah menjadi satu gudang baru buat penyesuaian barang/inventory adjustmentnya sesuai petunjuk di atas. Selesai disesuaikan, buat pindah barang kembali untuk mengembalikan qty per masing2 gudang.

Membuat Judul laporan Hanya Tampil di Halaman Pertama

Di tampilan laporan yang isinya lebih dari satu halaman, tampilan defaultnya menunjukkan bahwa header seperti nama perusahaan, judul laporan, tanggal dan kolom-kolom pada laporan akan muncul lagi di setiap halaman berikutnya, seperti gambar contoh laporan berikut;


Agar tidak memakan ruang dan lebih menghemat kertas, kita bisa memodifikasi laporannya supaya header di laporan tersebut hanya muncul di halaman pertama saja. Berikut cara memodifikasinya:

  • Pada tampilan preview laporan klik Modifikasi.
  • Lalu akan muncul kotak Format Laporan, silahkan Klik tab Headers/Footers.
  • Uncheck untuk bagian Show report header on each page dan Show column header on each page.
  • Jika sudah selesai modifikasi, klik tombol OK.

Mengedit Transaksi Recurring Yang Sudah Dibuat

Untuk mengedit transaksi recurring yang sudah dibuat, hapus terlebih dahulu reccuring yang sudah dibuat. Dari menu Daftar > Transaksi Berulang , cari no. transaksi berulangnya lalu klik kanan hapus. Kemudian buat kembali recurring yang baru.


Note : – Jika hanya ingin mengubah salah satu nilai transaksi berulangnya klik menu Daftar > Transaksi Berulang , cari no. transaksi berulangnya lalu klik tombol Ubah . Akan memunculkan tampilan formulir recurring yang telah dibuat.

Kemudian double klik kolom transaksi yang akan diubah, akan membuka form transaksi recurring yang sudah dieksekusi. Setelah itu ubah nilainya sesuai keinginan, klik tombol simpan dan keluar.


Jika ingin mengubah semua nilai transaksi berulang yang belum dieksekusi, recurring yang lama hentikan terlebih dahulu lalu buat recurring baru. Ke menu Daftar > Transaksi Berulang , cari no. transaksi berulangnya lalu klik tombol Ubah. Ceklist kolom Diihentikan lalu klik tombol Simpan dan Keluar.

Sambungan ke server database terputus

Bagaimana jika saat membuka database easy muncul notifikasi “Sambungan ke server database terputus. Silahkan periksa server database” . Hal tersebut bisa disebabkan oleh;
– Firebird tidak running
– Jaringan client ke server terputus

Jika notifikasi tersebut hanya muncul di salah satu komputer, tes terlebih dahulu di komputer tersebut dengan cara membuka database contoh. Jika berhasil masuk ke dalam database contoh, cek koneksi jaringan dari komputer client ke server. Cara mengeceknya dengan kita ping ke komputer Server dari komputer Client tersebut ke Start Windows > Run, ketikkan cmd lalu enter, ditampilan cPrompt ketikan ping ipaddress server -t, contohnya ping 192.168.101.11 -t lalu enter, pastikan konfirmasinya adalah Reply. Jika konfirmasi yang keluar Request Time Out silahkan cek kembali koneksi jaringan komputer client tersebut, misal mengencangkan kembali kabel LAN yang terhubung ke PC atau ke HUB ada yang longgar, bisa dicabut lalu colok kembali. Jika ping sudah Reply namun masih tidak bisa membuka database dari client, cek apakah windows firewallnya sudah off. Klik Start Windows > Control Panel > Windows Firewall, pastikan di pilihan Home or work (private) network location settings dipilih yg turn off.

Jika jaringan tidak ada masalah dan windows firewall jg sudah off namun masih belum bisa membuka database, restart firebird easy di komputer server. Cek ke computer server (tempat penyimpanan database) klik Start Windows > Control Panel > Administrative Tools > Services, cari Firebird Easy lalu klik kanan pilih restart. Setelah itu buka kembali database.

Jaringan (Network Client ke Server)
Setelah memastikan Firebird Easy Running di komputer Server tapi saat membuka data masih muncul pesan “Sambungan ke server database terputus”, hal yang perlu diketahui adalah notifikasi tersebut Muncul di komputer mana? Berikutbeberapa kemungkinan dan cara pengecekannya:

  • Server bisa membuka data, namun semua Client yang akan mengakses data ke komputer Server dengan cara Remote tidak bisa.

Pastikan saat buka database secara Remote dari komputer Client untuk Nama Server atau Alamat IP sudah kita isi dengan IPAddress komputer Server yang benar, dan Auto Refresh dipilih Off. Cara memastikan IPAdress komputer server sudah benar, cek ke komputer tempat penyimpanan data (server) lakukan IPConfig dari menu Start Wndows > Run, lalu ketikkan cmd kemudian enter, ditampilan CPrompt ketikkan ipconfig lalu enter, akan diinformasikan berapa nomor IPAddress komputer server, jika Ipnya berbeda dengan yang tadi dipakai silahkan dicoba lagi buka database dengan IPAddress server yang benar. Jika IP server sering berubah kolom Remote bisa isi dengan Nama Server, cara mengetahui namanya klik kanan My Computer di komputer server lalu properties nanti akan diinfokan Computer Name. Computer Name ini yang dipakai sebagai pengganti IP Server.

Jika sudah mengettikan IPAddress dan letak database yang benar namun masih muncul notifikasi yang sama, di komputer Server kita ke Start Windows > Control Panel > Windows Firewall, pastikan disana kita pilih OFF, lalu coba buka data kembali.

  • Server dan beberapa Client bisa buka, tapi hanya Client tertentu saja tidak bisa buka.

Jika hanya client tertentu saja yang tidak bisa akses database ke server dengan notifikasi “Sambungan ke server database terputus”, pastikan saat akses database untuk pengetikkan IPAddress Server dan direktori database sudah sama seperti komputer client yang lainnya. Untuk mengetahui IPAddress server dan direktori yang sudah dibuka komputer Client yang lainnya, kita bisa melihat tampilan komputer Client yang lain yang bisa akses data, dibagian paling bawah sejajar dengan user terdapat informasi IP berapa berikut direktori letak database di server.

Selain itu pastikan koneksi jaringan ke server untuk client yang tidak bisa akses, tak bermasalah, cara ceknya yaitu dengan kita ping ke komputer Server dari komputer Client tersebut ke Start Windows > Run, ketikkan cmd lalu enter, ditampilan cPrompt ketikan ping ipaddress server -t, contohnya ping 192.168.101.11 -t lalu enter, pastikan konfirmasinya adalah Reply. Jika konfirmasi yang keluar Request Time Out silahkan cek kembali koneksi jaringan komputer client tersebut , misal mengencangkan kabel LAN yang terhubung ke PC atau ke HUB ada yang longgar, bisa dicabut lalu colok kembali. Jika ping sudah Reply namun masih tidak bisa membuka database dari client, cek apakah windows firewallnya sudah off. Klik Start Windows > Control Panel > Windows Firewall, pastikan di pilihan Home or work (private) network location settings dipilih yg turn off.

Jika ping sudah Reply seharusnya waktu buka data dengan IP dan alamat data di server yang benar sudah bisa buka data.

  • Server (tempat penyimpanan database) sendiri tidak bisa akses database dan semua komputer Client juga jadi tidak bisa akses.

Restart Firebird Easy, klik Start Windows > Control Panel > Administrative Tools > Services, cari Firebird Easy lalu klik kanan pilih restart. Jika masih muncul notifikasi sambungan ke server terputus. Pastikan windows firewallnya sudah off. Klik Start Windows > Control Panel > Windows Firewall, pastikan di pilihan Home or work (private) network location settings dipilih yg turn off.