Panduan Registrasi Easy 5

Untuk registrasi Easy 5 yang pembeliannya langsung Easy versi 5, untuk mendapatkan nomor serialnya, silahkan kirimkan file easy reg 5 untuk masing-masing komputernya dalam bentuk .easy5reg, cara mendapatkannya silahkan klik menu Alat Bantu > Registrasi nanti akan muncul tampilan seperti ini;


Masukkan no. lisensi yg ingin dipakai untuk id komuter bersangkutan setelah itu klik tombol Kirim Lisensi , browse kan file akan disimpan dimana, nanti akan tersimpan file dalam bentuk easy5reg. File tersebut dilampirkan berikut data informasi perusahaan dan diemail ke bagian registrasi.

Setelah diemailkan ke bagian registrasi nanti akan mendapatkan lisensi dalam bentuk file easyreg5SN, cara memasukkan serialnya buka  kembali ke menu Registrasi, klik tombol Ambil SN lalu browse file serial yang didapat dari bagian registrasi.

Untuk registrasi dari upgrade versi 3 silahkan isi formulir berikut Form Upgrade EASY 5 agar data lisensinya dapat divalidasi guna mendapatkan lisensi versi 5nya.

Jika ada yang masih ingin ditanyakan silahkan hubungi Support Easy Accounting

 

Panduan Migrasi dari Easy 3 ke Easy 5

Berikut perihal yang harus diketahui sebelum melakukan proses migrasi dari Easy 3 ke Easy 5;

 

  • Database yang dapat dimigrasi ke easy 5 adalah database versi 3.14.5 buil 3839, untuk database yang dibawah versi 3.14.5 build 3839 harus melakukan upgrade terlebih dahulu ke versi tersebut.
  • Pastikan database yang akan dimigrasikan tidak sedang diakses oleh user/komputer lain.
  • Migrasi hanya dapat dilakukan dari komputer local, tidak bisa dari client.
  • Hanya user yang memiliki level admin dalam database yang dapat melakukan migrasi
  • Format type file untuk database Easy 5 adalah (.EASY5) bukan lagi (.EASY)
  • Pastikan sudah menginstal easy versi 5.1.5 build 1375 sesuai dengan varian yang dimiliki, installer easy 5 harus sesuai dengan bit installer versi 3-nya agar easy versi 3 juga bisa dipakai saat bersamaan. Jadi sebelum install easy 5-nya silahkan cek folder Megasoft Inc ada difolder program file (installer 64 bit) atau program files (x86) untuk installer 32 bit. Jika ada di folder program files maka installernya menggunakan 64 bit, sebaliknya jika folder Megasoft Inc ada difolder program files (x86) maka installernya menggunakan 32 bit.

Setelah install easy 5 sesuai bit installer versi 3 buka aplikasi easy 5-nya klik menu Migrasi Database. Maka akan muncul tampilan sebagai berikut;

  • Pilih lokasi file easy 3, jika sudah isi user / pengguna dan passwordnya di kolom yang disediakan. Setelah itu pilih lokasi penyimpanan database easy 5-nya, lalu klik tombol Start Migration.

Tunggu sampai proses migrasi selesai, jika sudah selesai maka akan muncul notifikasi database sudah selesai dimigrasi dan letak file database easy 5-nya.

 

Input Uang Muka Penjualan via Jurnal Umum

Selain Uang Muka Pembelian yang bisa diinput di fitur Uang Muka dan Jurnal Umum, Uang Muka Penjualan juga bisa diinput melalui kedua fitur tersebut. Sama seperti Uang Muka Pembelian, jika tidak memerlukan invoice uang muka, Uang Muka Penjualan bisa diinput melalui Jurnal Umum. Langkah-langkahnya sebagai berikut;

Buat jurnal dari menu Buku Besar > Jurnal Umum klik baru atau dari menu Jalan Pintas > Jurnal Umum, namun sebelumnya pastikan akun Uang Muka Penjualan dengan tipe akun Hutang Usaha sudah ada. Jurnalnya sebagai berikut;

Kas/Bank (Debit) xxx
Uang Muka Penjualan (Kredit) xxx

Saat memilih akun Uang Muka Penjualan otomatis akan muncul pop up buku besar pembantu piutang seperti gambar diatas, oleh sebab itu pilih pelanggan yang bersangkutan.

Langkah selanjutnya, untuk mengurangi saldo piutang pelanggannya, saat melakukan Penerimaan Penjualan silahkan klik kanan diskon info di nilai faktur yang akan dibayar , isi nilainya sesuai dengan nominal uang mukanya. Agar Piutang Pelanggan tersebut berkurang senilai uang muka penjualan yang dibayarkan dan saldo akun uang muka penjualannya menjadi nol.

Input Uang Muka Pembelian via Jurnal Umum

Dalam sistem easy accounting penginputan Uang Muka Pembelian bisa dilakukan dengan dua cara, via fitur uang muka atau jurnal umum. Jika tidak membutuhkan invoice uang muka maka bisa diinput melalui jurnal umum.

Buat jurnal di menu Buku Besar > Jurnal Umum klik baru atau dari menu Jalan Pintas > Jurnal Umum, namun sebelumnya pastikan akun Uang Muka Pembelian dengan tipe akun Piutang Usaha sudah ada.

Uang Muka Pembelian (Debit)  xxx
Kas/Bank (Kredit) xxx

Saat memilih akun Uang Muka Pembelian otomatis akan muncul pop up buku besar pembantu hutang, oleh sebab itu pilih pemasok yang bersangkutan agar menglink ke data pemasoknya.

Langkah selanjutnya, untuk mengurangi saldo hutang pemasoknya, saat melakukan pembayaran pembelian silahkan klik kanan diskon info di nilai faktur yang akan dibayar , isi nilainya sesuai dengan nominal uang mukanya. Agar hutang pemasok tersebut berkurang senilai uang muka pembelian yang dibayarkan dan saldo akun uang muka pembeliannya menjadi nol.

Pencatatan Deviden dalam Sistem Easy Accounting

Deviden adalah pembagian laba kepada pemegang saham berdasarkan banyaknya saham yang dimiliki. Pembagian ini akan mengurangi laba ditahan dan kas yang tersedia bagi perusahaan.
Saat terjadi pengakuan deviden yang harus dikeluarkan oleh suatu perusahaan buat jurnal;

Laba Ditahan / Deviden (Debet) xxx
Hutang Deviden (Kredit) xxxx

Jika saat pengakuan adanya Hutang Dividen akun lawannya adalah Deviden / tidak langsung memotong saldo Laba Ditahan, maka akun Deviden menggunakan akun tipe Ekuitas / Equity. Di awal tahun berikutnya kita bisa mengnolkan kembali akun Deviden tersebut dengan membuat jurnal balik sebagai berikut;
Laba Ditahan (Debet) XXX
Deviden (Kredit) XXX

Saat Deviden dibayarkan, buat jurnal sebagai berikut;

Hutang Deviden (Debet) xxxx
Kas/Bank (Kredit) xxxx

Note : Akun Laba Ditahan yang dipakai dijurnal diatas tidak boleh menggunakan akun Laba Ditahan yang ada di Preferensi.

 

Menampilkan Laporan Penjualan yang dikenakan PPN

 

Bagaimana jika transaksi penjualan yang dikenakan PPN maupun non PPN  diinput dalam satu database, lalu kita ingin melihat laporan penjualan yang dikenakan pajak saja. Berikut cara memodifikasinya;

Klik menu Laporan > Semua Laporan > Laporan Penjualan > Penjualan per Pelanggan – Rincian. Sebelum di ok kan, modifikasi terlebih dahulu, parameter tanggalnya disesuaikan dengan periode laporan yang ingin dilihat.  Lalu ke tab Colums


Double klik variable Nilai Pajak 1 agar pindah ke kolom Used Columns, kembali ke tab Selected Columns & Filters, ceklist variable apa saja yang ingin ditampilkan, bisa juga variable Nilai Pajak 1 diubah namanya menjadi PPN dengan cara double klik kolomnya lalu ubah namanya. Setelah itu di Column Filter PPN / Nilai Pajak 1 tadi ceklist filter tidak sama dengan diceklist lalu isi kolom bawahnya dengan angka 0. Sebelum diklik Ok, rapikan kembali kolomnya dengan klik tab Groups

Ceklist pengaturan grouping apa saja yang ingin ditampilkan, seperti contoh grouping berdasarkan nama pelanggan, maka hasilnya akan tampil seperti ini;


Dari laporan diatas, transaksi retur penjualan yang ada pajaknya juga masuk ke dalam laporan tersebut.

Mencatat Pelunasan Piutang dipotong dengan Hutang atau Sebaliknya

Bagaimana jika pelanggan / customer kita juga sebagai pemasok / vendor, sehingga piutang pelanggan ingin dipotong dari Hutang, berikut langkah2 mencatat transaksinya dalam sistem Easy Accounting System;

Sebelumnya siapkan satu akun dengan tipe Kas/Bank dengan nama misalkan Akun Silang Kas/Bank atau Akun Perantara Kas/Bank. Setelah itu lakukan transaksi berikut ini;

– Input transaksi Penerimaan Penjualan dari menu Jalan Pintas > Penerimaan Penjualan atau dari menu Daftar > Penjualan > Penerimaan Penjualan > klik Baru, pilih pelanggan lalu akun banknya diisi dengan akun bank yang telah dibuat sebagai perantara tadi. Ceklist faktur yang nilai piutangnya akan dipakai untuk melunasi hutang, jika nominalnya berbeda isi di kolom jumlah pembayaran senilai jumlah yang akan dipotong. Setelah itu klik tombol simpan dan keluar.

– Input transaksi Pembayaran Pembelian dari menu Jalan Pintas > Pembayaran Pembelian atau dari menu Daftar > Pembelian > Pembayaran Pembelian > klik Baru, pilih pemasok lalu akun banknya diisi dengan akun perantara yang dipakai saat input penerimaan penjualan, ceklist faktur yang nilai hutangnya akan dipotong, jika nominalnya berbeda isi di kolom jumlah pembayaran senilai jumlah yang akan dipotong. Setelah itu klik tombol simpan dan keluar.

Dari pencatatan kedua transaksi diatas maka nilai di akun perantara yang dipakai saldonya akan nol.

Jika nilai piutang lebih besar, silahkan input kembali transaksi penerimaan penjualan senilai sisanya ataupun sebaliknya.

Metode lainnya menggunakan akun perantara tipe aktiva lancar lainnya, saat input penerimaan penjualan setelah ceklist fakturnya klik kanan di baris invoicenya lalu pilih Info Diskon, isi kolom Nilai Diskon sejumlah piutang yang mau dipotong, lalu untuk Akun Diskon diisi dengan akun perantara yang tipenya aktiva lancar lainnya tadi.

Begitu pun saat input pembayaran pembelian, kolom akun diskonnya disamakan dengan akun yang dipakai saat input penerimaan penjualan.

Pencatatan Pembelian Aktiva Baru

Bagaimana proses penginputan aktiva tetap baru jika di perjalanan proses input transaksi perusahaan melakukan pembelian aktiva. Berikut cara mencatatnya;
Agar aktiva tersebut dapat diiinput ke dalam modul Aktiva Tetap / Fixed Asset maka sebelumnya harus mempersiapkan hal berikut;

– Akun penampung dengan tipe Aktiva Lancar Lainnya / Other Current Asset, bisa diberi nama misalkan Transaksi Aktiva Tetap / Fixed Asset Transaction.

– Barang / Item dengan tipe Non Persediaan / Non Inventory Part . Nama barang bisa menggunakan nama aktiva barang yang dibeli atau bisa juga diberi nama Aktiva Tetap, agar nanti saat ada pembelian aktiva lain bisa memakai barang ini. Setting semua akun standarnya ke akun yang sudah dibuat tadi ( Transaksi Aktiva Tetap / Fixed Asset Transaction ), kecuali untuk akun Penerimaan Barang Belum Tertagih tetap pada akun Penerimaan Barang Belum Tertagih.

Jika kedua hal tersebut sudah dibuat, maka selanjutnya buat Faktur Pembelian dengan barang / item non persediaan yang telah dibuat tadi, dari menu Jalan Pintas > Faktur Pembelian. Atas transaksi tersebut akan timbul jurnal;

Transaksi Aktiva Tetap / Fixed Asset Transaction (Debet)  Rp XXX
Hutang / Account Payable    (Kredit)                                         Rp XXX

Setelah input transaksi atas pembelian, catat pembelian aktiva tadi ke dalam modul Aktiva Tetap / Fixed Asset. Dari menu Daftar > Aktiva Tetap > Aktiva Tetap, pada tab Pengeluaran pilih akun Transaksi Aktiva Tetap / Fixed Asset Transaction senilai harga pembeliannya. Dari transaksi ini timbul jurnal;
Aktiva    (Debet)                                      Rp XXX
Transaksi Aktiva Tetap / Fixed Aset Transaction  (Kredit) Rp XXX

Dari kedua pencatatan diatas, maka akun Transaksi Aktiva Tetap / Fixed Asset Transaction sebagai penampung bernilai nol, karena jurnal yang tersisa adalah;
Aktiva      (Debet)                   Rp XXX
Hutang / Account Payable    (Kredit)   Rp XXX

Jika dalam pembelian aktiva ingin menggunakan PPN silahkan tambahkan kode pajak pada kolom Pajak di baris detail barang pada Faktur Pembelian.

Jika pembelian aktiva secara tunai maka bisa langsung dicatat ke dalam modul aktiva, di bagian tab Pengeluaran pilih akun Kas/Bank yang digunakan untuk pembelian aktivanya. Atau jika membutuhkan formulir pencatatan transaksinya silahkan gunakan Jurnal Umum atau Pembayaran Lainnya dengan memilih akun debetnya Transaksi Aktiva Tetap / Fixed Aset Transaction, kreditnya Kas/Bank.

Panduan Registrasi dan Migrasi

Berikut cara registrasi dan migrasi;

– Jika baru pertama kali melakukan registrasi
Lengkapi form Info Perusahaan, Form Registrasi yang ada di dalam boks silahkan scan / foto dengan jelas, serta lampirkan printscreen ID Komputer yang ingin diregistrasikan lalu email ke registrasi@easyaccountingsystem.co.id berikut invoice pembelian.

Untuk mendapatkan ID Komputer silahkan klik kanan icon easy lalu run administrator lalu klik hyperlink registration, nanti akan memunculkan ID Komputernya.

– Jika sudah pernah registrasi

Untuk meregistrasikan extra lisensi atau lisensi yang belum terpakai, silahkan print screen ID Komputernya berikut lisensi yang akan digunakan lalu emailkan ke bagian registrasi. Infokan juga nama Perusahaannya di dalam email.– Migrasi Komputer
Untuk memindahkan lisensi komputer yang sudah tidak terpakai,  misalkan dari komputer A ke komputer B, infokan ID Komputer dan Lisensi Lamanya. Setelah ID Komputer dan Lisensi lama di printscreen silahkan unreg komputer lamanya, dari menu Bantuan > Registrasi > tab Unregister setelah itu catat / printscreen kode unregisternya. Kemudian email ke bagian registrasi info Komputer Lama, Kode Unregister berikut ID Komputer barunya.

Menampilkan Nomor SO di Header Form Pengiriman Barang

Berikut cara memodifikasi template Pengiriman Barang / Delivery Order agar headernya bisa muncul nomor SO jika transaksi DO-nya menarik dari Pesanan Penjualan / Sales Order.Dari menu laporan > Rancangan Formulir > Pengiriman Barang > double klik nama rancangannya lalu klik tombol desain manual.
Ke tab data copy qryARInvdet setelah itu klik data tersebut, di sebelah kiri ada setingan properti, kolom Name dan UserName ubah namanya misalkan menjadi HEADER
Setelah itu klik menu laporan > variable maka akan masuk ke menu Edit Variable. Klik icon folder kuning (no. 1) akan membuat kategori baru (no. 2), edit namanya dengan cara klik tombol disamping icon no. 3 misalkan menjadi HEADER, lalu buat variable baru dibawah kategori HEADER tadi dengan mengklik icon no. 3, variable tersebut ganti namanya (no. 4) misalkan menjadi HEADER dengan mengklik icon samping no. 3. Kemudian cari variable SONo (no. 5) copy ekspresinya pastekan ke variable HEADER (no. 4).
Variable qryARInvDet.”SONO” ganti menjadi HEADER.”SONO” setelah itu klik tanda ceklist warna hijau (no.6) .Setelah semua setingan tadi sudah ok, silahkan ke tab Page1 klik icon A (no.1) buat 2 kolom baru (no. 2) untuk isi judulnya misalkan Nomor SO dan kolom untuk variable, double klik kolom tersebut maka akan muncul PopUp Memo klik icon ABC untuk memanggil variable HEADER seperti tampilan dibawah ini.Simpan variable tersebut, setelah itu klik tombol disket untuk menyimpan editan templatenya. Klik tombol OK, untuk menyimpan perubahan.
Maka setingan SO tadi akan tampil menjadi seperti ini;